Datenschutzerklärung

1. Datenschutzerklärung Sozialplattform (Webseitenbetrieb)

In dieser Datenschutzerklärung für die Sozialplattform, die auf https://sozialplattform.de erreichbar ist, erläutern wir Ihnen nachfolgend, wie Informationen, die Ihnen oder anderen als Person individuell zugeordnet werden können (die „personenbezogenen Daten“), auf der Sozialplattform verarbeitet und genutzt werden.

Wir erklären für jeden Schritt der Datenverarbeitung,

• welche Behörde jeweils datenschutzrechtlich verantwortlich ist (s. Ziffer 1),
• an wen Sie sich bei Fragen zum Datenschutz wenden können (s. Ziffer 2), und
• welche Rechte Ihnen und anderen Personen, deren personenbezogene Daten verarbeitet werden, zustehen (s. Ziffer 3).

Dann erläutern wir in Ziffer 4 die einzelnen Schritte der Datenverarbeitung, insbesondere warum diese Schritte jeweils erfolgen, auf welcher rechtlichen Grundlage, wie die Schritte jeweils funktionieren und wie die personenbezogenen Daten jeweils konkret verarbeitet werden.

www.google.de

example.com

1.1. Verantwortliche Behörde

Für den Betrieb der Webseite der Sozialplattform und das Informationsangebot, d.h. sämtliche Datenverarbeitungsschritte, die unter Ziffer 4.2 beschrieben sind, ist folgende Behörde datenschutzrechtlich verantwortlich:

Ministerium für Arbeit, Gesundheit und Soziales des Landes Nordrhein-Westfalen
Fürstenwall 25
40219 Düsseldorf

Die verantwortliche Behörde kann für allgemeine Anfragen (zu Datenschutzfragen siehe unter Ziffer 2) wie folgt kontaktiert werden:
Telefon: (02 11) 855 – 5
E-Mail: poststelle@mags.nrw.de

Für Anfragen zum Datenschutz sollte die oder der Datenschutzbeauftragte der Behörde direkt kontaktiert werden. Die Kontaktdaten sind in Ziffer 2 genannt.

1.2. Datenschutzbeauftragte oder Datenschutzbeauftragter

Kontaktdaten des oder der Datenschutzbeauftragten:

Ministerium für Arbeit, Gesundheit und Soziales des Landes Nordrhein-Westfalen
Datenschutzbeauftragte
Fürstenwall 25
40219 Düsseldorf

Telefon: (0211) 855-3563
E-Mail: datenschutz@mags.nrw.de

1.3. Rechte als Betroffene oder Betroffener

Jede Person, deren personenbezogene Daten von einer Behörde verarbeitet werden, kann als Betroffene oder Betroffener gegenüber der jeweils verantwortlichen Behörde (s. Ziffer 1) die nachfolgend benannten Rechte geltend machen.

1.3.1. Recht auf Auskunft UND KOPIE (01)

Betroffene können von der Behörde gemäß Art. 15 DSGVO Auskunft darüber verlangen, ob sie betreffende personenbezogene Daten verarbeitet werden. Ist dies der Fall, können Betroffene die in Art. 15 DSGVO genannten Informationen über die Datenverarbeitung verlangen.

1.3.2. Recht auf Berichtigung

Betroffene können von der Behörde gemäß Art. 16 DSGVO verlangen, dass diese sie betreffende unrichtige personenbezogene Daten berichtigt oder ggf. unvollständige personenbezogene Daten ergänzt.

1.3.3. Recht auf Löschung

Betroffene können von der Behörde gemäß Art. 17 DSGVO verlangen, dass diese sie betreffende personenbezogene Daten löscht, sofern die in Art. 17 DSGVO genannten Voraussetzungen vorliegen.

1.3.4. Recht auf Einschränkung der Verarbeitung

Betroffene können von der Behörde gemäß Art. 18 DSGVO verlangen, dass die Verarbeitung von sie betreffenden personenbezogenen Daten eingeschränkt wird, sofern die in Art. 18 DSGVO genannten Voraussetzungen vorliegen.

1.3.5. Recht zum Widerspruch gegen die Verarbeitung

Betroffene können aus Gründen, die sich aus ihrer besonderen Situation ergeben, bei der Behörde gemäß Art. 21 DSGVO Widerspruch gegen die Verarbeitung sie betreffender personenbezogener Daten, die auf der Rechtsgrundlage des Art. 6 Abs. 1 Buchstabe e DSGVO erfolgt, einlegen.

Die Behörde verarbeitet dann die personenbezogenen Daten nicht mehr, es sei denn sie kann darlegen und ggf. nachweisen, dass die Voraussetzungen für eine Fortführung der Verarbeitung dieser Daten gemäß Art. 21 DSGVO vorliegen.

1.3.6. Recht zur Beschwerde bei der Datenschutzaufsichtsbehörde

Betroffene können jederzeit eine Beschwerde über die Verarbeitung sie betreffender personenbezogener Daten durch die Behörde einreichen. Eine solche Beschwerde ist bei der nachfolgend benannten zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde einzureichen.

Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen
Postfach 20 04 44
40102 Düsseldorf

Tel.: 0211/38424-0
Fax: 0211/38424-999
E-Mail: poststelle@ldi.nrw.de

Weitere Kontaktmöglichkeiten und Formulare für Beschwerden etc. auf https://www.ldi.nrw.de/kontakt

1.4. Wie Ihre personenbezogenen Daten verarbeitet werden

In dieser Ziffer 4 erläutern wir die einzelnen Verarbeitungsschritte, bei denen personenbezogene Daten verarbeitet werden.

1.4.1. Technischer Betrieb der Sozialplattform

Der technische Betrieb der Sozialplattform, und daher sämtliche Verarbeitungen personenbezogener Daten gemäß dieser Datenschutzerklärung, erfolgt vollständig durch den Landesbetrieb Information und Technik Nordrhein-Westfalen (IT.NRW), Mauerstraße 51, 40476 Düsseldorf. IT.NRW wird jeweils als Auftragsverarbeiter gemäß Art. 28 DSGVO tätig.

1.4.2. Besuch der Webseite

Wessen personenbezogene Daten werden verarbeitet? (Kategorien von betroffenen Personen)
Jede Besucherin und jeder Besucher der Webseite unter https://sozialplattform.de.

Welche Kategorien von personenbezogenen Daten werden verarbeitet?

• IP-Adresse des zugreifenden Endgerätes oder Anschlusses
• Eindeutiges Identifizierungskennzeichen zur Wiedererkennung der Benutzerin oder des Benutzers über die gesamte Website
• In der Suche ausgewählte Postleitzahl
• Datum und Uhrzeit des Abrufs
• Name des aufgerufenen Internetdienstes, der aufgerufenen Ressource und der verwendeten Aktion
• Abfrage, die der Client gestellt hat
• übertragene Datenmenge
• Meldung, ob der Abruf erfolgreich war
• Clientinformationen (u.a. Browser, Betriebssystem)

Warum werden die Daten verarbeitet? (Zwecke der Verarbeitung)

Gewährleistung des fehlerfreien Betriebs der Webseite der Sozialplattform, einschließlich der Fehlersuche und -behebung, und Bereitstellung der bestimmungsgemäßen Funktionalität der Webseite sowie Abwehr und Analyse von Angriffen.

Was geschieht mit den personenbezogenen Daten?

Die Speicherung und Verarbeitung erfolgt einerseits in Server-Log-Dateien und andererseits mit folgenden Cookies:

• Sitzungscookie: Dient der Zuordnung von Aktivitäten auf der Plattform (z.B. Seitenwechseln) zu einer Sitzung, via der Speicherung einer Sitzungskennung.
• Funktionscookie: Dient der temporären Speicherung von Aktivitäten auf der Plattform im Rahmen einer aktiven Sitzung. Diese Cookies verhindern, dass nach Auswahl einer Sprache und nach Seitenwechsel, die Sprache erneut gewechselt werden muss.
• Protokollcookie: Dient der Speicherung getroffener Einstellungen und angegebener Informationen auch über Sitzungen hinaus z.B. im Rahmen der Suche eines Orts.

Was ist die Rechtsgrundlage?

1. Soweit Daten aus dem Endgerät der Nutzerin oder des Nutzers abgerufen oder auf dem Endgerät gespeichert werden, geschieht dies auf der Rechtsgrundlage des § 25 Abs. 2 TTDSG, da der Abruf und die Speicherung erforderlich sind für Bereitstellung und die bestimmungsgemäßen Funktionen der Webseite der Sozialplattform.
2. Die Rechtsgrundlage zur Verarbeitung personenbezogener Daten ist Art. 6 Abs. 1 lit. e) DSGVO i.V.m. § 1 Abs. 1 OZG und § 5a Abs. 2 S. 1 EGovG NRW, da die Verarbeitung erforderlich ist für Bereitstellung und die bestimmungsgemäßen Funktionen der Webseite der Sozialplattform.

Besteht eine Pflicht zur Angabe dieser personenbezogenen Daten, und welche Folgen können entstehen, wenn die Daten nicht angegeben werden?

Nein, eine Pflicht zur Ermöglichung der Speicherung der Cookies besteht nicht, allerdings kann die Funktionalität der Webseite der Sozialplattform eingeschränkt sein, wenn die Speicherung von Cookies im Browser eingeschränkt oder deaktiviert wird.

Wie lange werden die personenbezogenen Daten gespeichert?

Die Server-Log-Dateien werden nach 48 Stunden hinsichtlich der Verarbeitung dahingehend eingeschränkt, dass die Daten nur noch im Einzelfall auf Anforderung aus verschlüsselten Sicherungen wiederhergestellt werden können. Nach 6 Wochen werden die Daten auch in den verschlüsselten Sicherungen gelöscht.
Der Sitzungscookie hat eine Gültigkeit von 10 Minuten ab der letzten Interaktion, der Funktionscookie eine Gültigkeit von einem Jahr ab der letzten Interaktion. Der Protokollcookie ist unbegrenzt gültig. Alle Cookies bleiben unabhängig von ihrer Gültigkeit gespeichert, bis sie durch die Nutzerin oder den Nutzer im Browser gelöscht werden, z. B. durch Betätigung einer Funktion zum Löschen aller Cookies.

2.3.3. Recht auf Löschung

Betroffene können von der Behörde gemäß Art. 17 DSGVO verlangen, dass diese sie betreffende personenbezogene Daten löscht, sofern die in Art. 17 DSGVO genannten Voraussetzungen vorliegen.

2.3.4. Recht auf Einschränkung der Verarbeitung

Betroffene können von der Behörde gemäß Art. 18 DSGVO verlangen, dass die Verarbeitung von sie betreffenden personenbezogenen Daten eingeschränkt wird, sofern die in Art. 18 DSGVO genannten Voraussetzungen vorliegen.

2.3.5. Recht zum Widerspruch gegen die Verarbeitung

Betroffene können aus Gründen, die sich aus ihrer besonderen Situation ergeben, bei der Behörde gemäß Art. 21 DSGVO Widerspruch gegen die Verarbeitung sie betreffender personenbezogener Daten, die auf der Rechtsgrundlage des Art. 6 Abs. 1 Buchstabe e DSGVO erfolgt, einlegen.

Die Behörde verarbeitet dann die personenbezogenen Daten nicht mehr, es sei denn sie kann darlegen und ggf. nachweisen, dass die Voraussetzungen für eine Fortführung der Verarbeitung dieser Daten vorliegen.

2.3.6. Recht zum Widerruf einer erteilten Einwilligung

Betroffene können jederzeit eine Einwilligung, die sie gegenüber der Behörde für die Verarbeitung sie betreffender personenbezogener Daten erteilt haben, gemäß Art. 7 Abs. 3 DSGVO widerrufen. Der Widerruf einer Einwilligung wirkt nur für die Zukunft; die bereits erfolgte Verarbeitung der personenbezogenen Daten aufgrund der Einwilligung wird von dem Widerruf nicht berührt.

Sofern die Einwilligung nur für einen einzelnen Verarbeitungsschritt erteilt wird, dieser Verarbeitungsschritt nach Erteilung der Einwilligung unmittelbar ausgeführt und vollendet wird, und nachfolgende Verarbeitungsschritte nicht auf der Grundlage einer Einwilligung erfolgen, kann ggf. ein etwaiger Widerruf keine Wirkung mehr entfalten.

2.3.7. Recht zur Beschwerde bei der Datenschutzaufsichtsbehörde

Betroffene können jederzeit eine Beschwerde über die Verarbeitung sie betreffender personenbezogener Daten durch die Behörde einreichen. Eine solche Beschwerde ist bei der auf der Leistungsdetailseite benannten zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde einzureichen.

2.4. Wie Ihre personenbezogenen Daten verarbeitet werden

In dieser Ziffer 4 erläutern wir die einzelnen Verarbeitungsschritte, bei denen personenbezogene Daten verarbeitet werden. Dabei stellen wir die allgemeinen und übergreifenden Verarbeitungsschritte dar (Ziffern 4.1 und 4.3 4.3) und gehen in Ziffer 4.2 auf die Anträge ein, die über die Sozialplattform elektronisch gestellt werden können (aktuell: Hilfe zum Lebensunterhalt).

2.4.1. Technischer Betrieb der Sozialplattform

Der technische Betrieb der Sozialplattform, und daher sämtliche Verarbeitungen personenbezogener Daten gemäß dieser Datenschutzerklärung, erfolgt vollständig durch den Landesbetrieb Information und Technik Nordrhein-Westfalen (IT.NRW), Mauerstraße 51, 40476 Düsseldorf. IT.NRW wird jeweils als weiterer Auftragsverarbeiter für die datenschutzrechtlich verantwortliche Behörde (s.o. Ziffer 1) gemäß Art. 28 DSGVO i.V.m. § 80 SGB X tätig.

2.4.2. Elektronische Anträge auf Leistungen

Nachfolgend stellen wir die einzelnen Anträge dar, die über die Sozialplattform elektronisch gestellt werden.
 

4.2.1 Hilfe zum Lebensunterhalt (HzL)
 

Wessen personenbezogene Daten werden verarbeitet? (Kategorien von betroffenen Personen)

• Antragstellerinnen oder Antragsteller, auch z.B. Vertreterinnen oder Vertreter, oder Betreuerinnen oder Betreuer
• Leistungsempfängerinnen oder Leistungsempfänger
• Haushaltsangehörige der Leistungsempfängerinnen oder Leistungsempfänger
• Weitere Personen mit familiärer oder ähnlicher Beziehung zu den Leistungsempfängerinnen oder Leistungsempfängern

Welche Kategorien von personenbezogenen Daten werden verarbeitet?

Antragstellerin oder Antragsteller: Eigenschaft als Leistungsempfängerin oder Leistungsempfänger, Vertreterin oder Vertreter, oder Betreuerin oder Betreuer; akademische Titel; Namensbestandteile; Vornamen; Familienname; Geburtsname; Geburtsdatum; Geburtsort; Geburtsland; Geschlecht.

Kontaktdaten: Straße; Hausnummer; Adresszusatz; PLZ; Ort; Telefonnummer; E-Mail-Adresse; Identifikationsmittel (Steuer-ID oder Rentenversicherungsnummer); zuständiges Sozialamt; vorherige Beantragung Sozialleistungen; Staatsangehörigkeit; dauerhafter Aufenthalt in Deutschland; gesetzliche Betreuung; Bevollmächtigte oder Bevollmächtigter; Wissenserklärung zur Rechtsbelehrung; Verpflichtungserklärung zur Mitteilung von Änderungen zu gemachten Angaben.

Situation: Angaben zur aktuellen Situation; Familienstand; Krankenkasse; Schwangerschaft; Schwerbehinderung; weitere medizinische Angaben.

Haushalt: Informationen zu weiteren Haushaltsangehörigen: Beziehung zum Antragsteller; Vornamen; Name; Geschlecht; Geburtsdatum; Pflegekind-Status; Dauerhaftigkeit der Haushaltszugehörigkeit; Familienstand; Staatsangehörigkeit; Erwerbsfähigkeit; Bezug weiterer Sozialleistungen; Schwangerschaft; Asylbewerbereigenschaft; Schulpflicht; besondere medizinische Bedarfe.

Haushalt: Informationen zu weiteren Personen, die nicht im Haushalt leben: Beziehung zur Antragstellerin oder zum Antragsteller; Vornamen; Name; Geburtsdatum; Straße; Hausnummer; Adresszusatz; PLZ; Ort.

Unterkunft: Wohnsituation der Antragstellerin oder des Antragstellers; Wohnungsgröße; Mietsituation und Miethöhe; weitere Kostensituation.

Einkommen: Einkommensdaten; Informationen zu weiteren beantragten staatlichen Leistungen.

Ausgaben: Angaben zu bestimmten Ausgabenarten.

Vermögen: Angaben zu Vermögen sowohl der Antragstellerin oder des Antragstellers als auch weiterer Haushaltsangehöriger, einschl. Forderungen gegenüber Dritten und Vermögensverringerungen wie Spenden oder Schenkungen.

Unterlagen: Bankverbindung; Nachweise und Unterlagen.

Metadaten: Versandbestätigung, Erfolgsmeldung, Zeitstempel, ID des Antrags, Benutzer-Ident.
 

Warum werden die Daten verarbeitet? (Zwecke der Verarbeitung)

Durchführung des Verwaltungsverfahrens zur Entscheidung über den Anspruch auf Hilfe zum Lebensunterhalt gemäß § 27 ff SGB XII durch den zuständigen Träger der Sozialhilfe (datenschutzrechtlich verantwortliche Behörde gemäß Ziffer 1)
 

Was geschieht mit den personenbezogenen Daten?

Die personenbezogenen Daten werden auf der Sozialplattform elektronisch erfasst und können im Verwaltungsverfahren zur Entscheidung über den Antrag verwendet werden. Die Daten werden elektronisch an den zuständigen Träger der Sozialhilfe (datenschutzrechtlich verantwortliche Behörde gemäß Ziffer 1) übermittelt.
 

Was ist die Rechtsgrundlage?

1. Die Verarbeitung auf der Sozialplattform durch das Ministerium für Arbeit, Gesundheit und Soziales des Landes Nordrhein-Westfalen (MAGS NRW) und IT.NRW erfolgt im Wege der Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO i.V.m. § 80 SGB X für den zuständigen Träger der Sozialhilfe (datenschutzrechtlich verantwortliche Behörde gemäß Ziffer 1).
2. Der zuständige Träger der Sozialhilfe (datenschutzrechtlich verantwortliche Behörde gemäß Ziffer 1) erhebt die personenbezogenen Daten auf der Rechtsgrundlage für das Verwaltungsverfahren zur Hilfe zum Lebensunterhalt, also Art. 6 Abs. 1 lit. e, Art. 9 Abs. 2 lit. b DSGVO i.V.m. §§ 27 ff SGB XII, 67a SGB X, 35, 12, 28, SGB I.
    

Besteht eine Pflicht zur Angabe dieser personenbezogenen Daten, und welche Folgen können entstehen, wenn die Daten nicht angegeben werden?

Wer Hilfe zum Lebenserhalt erhalten möchte, ist gemäß § 60-62, 65 SGB I verpflichtet, alle für die Entscheidung erheblichen Angaben zu machen und ggf. angeforderte Nachweise beizubringen.

Die Angaben und Nachweise müssen nicht elektronisch über die Sozialplattform erbracht werden, sondern können auch auf anderen Kommunikationswegen oder persönlich erbracht werden.

Der zuständige Träger der Sozialhilfe (datenschutzrechtlich verantwortliche Behörde gemäß Ziffer 0) kann Leistungen ganz oder teilweise versagen oder entziehen, solange nicht die für die Entscheidung erforderlichen Angaben vorliegen.

 

Wie lange werden die personenbezogenen Daten gespeichert?

1. Nach dem Absenden des Antrags werden die personenbezogenen Daten, die für den Antrag erhoben wurden, auf der Sozialplattform unverzüglich gelöscht, in der Regel bereits nach wenigen Minuten.
2. Bei den zuständigen Trägern der Sozialhilfe richtet sich die Dauer der Speicherung der personenbezogenen Daten nach dem in Art. 5 Abs. 1 lit. e DSGVO geregelten Grundsatz der Speicherbegrenzung, der den Grundsatz der Datensparsamkeit in zeitlicher Hinsicht konkretisiert. Die konkrete Dauer der Speicherung legen die zuständigen Träger der Sozialhilfe in eigener Verantwortung fest. Die maximale Dauer der Speicherung beträgt 30 Jahre.

2.4.3. Übergreifende Datenverarbeitung für verschiedene elektronische Anträge

Die in dieser Ziffer 4.3 beschriebenen Verarbeitungsschritte sind für sämtliche Anträge, die elektronisch auf der Sozialplattform gestellt werden können, einheitlich umgesetzt und finden auf das oben in Ziffer 4.2 genannte Antragsverfahren Anwendung.

 

4.3.1 Authentifizierung mittels neuen Personalausweis oder elektronischem Aufenthaltstitel

 

Wessen personenbezogene Daten werden verarbeitet? (Kategorien von betroffenen Personen)

Antragstellerin oder Antragsteller

 

Welche Kategorien von personenbezogenen Daten werden verarbeitet?

• Familienname
• Vorname
• Geburtsdatum
• Meldeanschrift

 

Warum werden die Daten verarbeitet? (Zwecke der Verarbeitung)

Medienbruchfreie Authentifizierung der Antragstellerin oder des Antragstellers, um einen Antrag einer Nutzerin oder einem Nutzer der Sozialplattform zuordnen zu können.

 

Was geschieht mit den personenbezogenen Daten?

Bei der Authentifizierung mittels neuen Personalausweises (nPA) oder elektronischem Aufenthaltstitel werden die oben genannten personenbezogenen Daten aus dem sicheren Speicherchip des nPA mit dem Lesegerät (z.B. Chipkartenleser oder Smartphone) ausgelesen und über die lokal installierte AusweisApp2 direkt an den lokalen Webbrowser und von dort an die Sozialplattform übermittelt. Bei dieser Übermittlung tritt kein Dritter als Vermittler der Daten dazwischen.

Hier werden die personenbezogenen Daten auf der Sozialplattform in den Antrag übernommen, können jedoch von der Nutzerin oder vom Nutzer geändert werden.

 

Was ist die Rechtsgrundlage?

1. Die Abfrage der oben genannten Daten findet nur mit Zustimmung der Antragstellerin oder des Antragstellers statt.
2. Die Verarbeitung auf der Sozialplattform durch das MAGS NRW und IT.NRW erfolgt im Wege der Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO i.V.m. § 80 SGB X für die jeweils für den Antrag datenschutzrechtlich verantwortliche Behörde (gemäß Ziffer 1).
3. Die jeweils für den Antrag datenschutzrechtlich verantwortliche Behörde (gemäß Ziffer 1) erhebt die personenbezogenen Daten auf der Rechtsgrundlage für das jeweilige Verwaltungsverfahren. Die Rechtsgrundlage für das Verwaltungsverfahren ist für das jeweilige Verfahren in Abschnitt 4.2 genannt.

 

Besteht eine Pflicht zur Angabe dieser personenbezogenen Daten, und welche Folgen können entstehen, wenn die Daten nicht angegeben werden?

Die Antragstellerin oder der Antragsteller ist nicht verpflichtet sich gegenüber der für das Verwaltungsverfahren zur Entscheidung über den Antrag zuständigen Behörde (datenschutzrechtlich verantwortliche Behörde gemäß Ziffer 1) mittels nPA oder elektronischem Aufenthaltstitel zu legitimieren.

Allerdings setzen alle Anträge, die über die Sozialplattform elektronisch gestellt werden können, eine Legitimierung technisch voraus, entweder über den nPA, elektronischen Aufenthaltstitel oder ein Nutzerkonto.

Die elektronische Antragstellung kann ohne eine Legitimierung nicht abgeschlossen werden. Der Antragstellerin oder dem Antragsteller steht jedoch weiterhin frei, den Antrag postalisch oder persönlich bei der zuständigen Behörde einzureichen.

 

Wie lange werden die personenbezogenen Daten gespeichert?

Die personenbezogenen Daten werden im Antrag auf der Sozialplattform gespeichert und nach Absenden des Antrags an die zuständige Behörde (datenschutzrechtlich verantwortliche Behörde gemäß Ziffer 1) auf der Sozialplattform mit den übrigen Antragsdaten gelöscht.

Die personenbezogenen Daten werden ferner durch die zuständige Behörde (datenschutzrechtlich verantwortliche Behörde gemäß Ziffer 1) im jeweiligen Verwaltungsverfahren zur Entscheidung über den Antrag nach den dort anwendbaren Regelungen gespeichert.

 

4.3.2 Authentifizierung mittels Nutzerkonto

 

Wessen personenbezogene Daten werden verarbeitet? (Kategorien von betroffenen Personen)

Antragstellerin oder Antragsteller

 

Welche Kategorien von personenbezogenen Daten werden verarbeitet?

• Familienname
• Vorname
• Geburtsdatum
• Meldeanschrift
• Anrede
• E-Mail-Adresse
• Mobilfunknummer
• Postfach des Nutzerkontos

 

Warum werden die Daten verarbeitet? (Zwecke der Verarbeitung)

Medienbruchfreie Authentifizierung der Antragstellerin oder des Antragstellers, um einen Antrag einer Nutzerin oder einem Nutzer der Sozialplattform zuordnen zu können.

 

Was geschieht mit den personenbezogenen Daten?

Bei der Authentifizierung mittels Nutzerkonto, z.B. dem Servicekonto.NRW, einem Servicekonto des Bundes oder eines anderen Bundeslandes werden die o.g. personenbezogenen Daten, falls diese jeweils im Nutzerkonto hinterlegt sind, in den jeweiligen Antrag übernommen.

Die Daten werden bei der für die Führung des jeweiligen Nutzerkontos zuständigen Behörde abgerufen (Übermittlung).

Hier können sämtliche übernommenen Daten durch die Antragstellerin oder den Antragsteller geändert und überschrieben werden.

 

Was ist die Rechtsgrundlage?

1. Die Abfrage der oben genannten Daten findet nur mit Einwilligung der Antragstellerin oder des Antragstellers gemäß § 8 Abs. 6 OZG statt.
2. Die Verarbeitung auf der Sozialplattform durch das MAGS NRW und IT.NRW erfolgt im Wege der Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO i.V.m. § 80 SGB X für die jeweils für den Antrag datenschutzrechtlich verantwortliche Behörde (gemäß Ziffer 1).
3. Die jeweils für den Antrag datenschutzrechtlich verantwortliche Behörde (gemäß Ziffer 1) erhebt die personenbezogenen Daten auf der Rechtsgrundlage für das jeweilige Verwaltungsverfahren. Die Rechtsgrundlage für das Verwaltungsverfahren ist für das jeweilige Verfahren in Abschnitt 4.2 genannt.

 

Besteht eine Pflicht zur Angabe dieser personenbezogenen Daten, und welche Folgen können entstehen, wenn die Daten nicht angegeben werden?

Die Antragstellerin oder der Antragsteller ist nicht verpflichtet, sich gegenüber der für das Verwaltungsverfahren zur Entscheidung über den Antrag zuständigen Behörde (datenschutzrechtlich verantwortliche Behörde gemäß Ziffer 1) mittels Nutzerkonto zu legitimieren oder in die Datenübernahme einzuwilligen.

Allerdings setzen alle Anträge, die über die Sozialplattform elektronisch gestellt werden können, eine Legitimierung technisch voraus, entweder über den nPA, elektronischen Aufenthaltstitel oder ein Nutzerkonto.

Die elektronische Antragstellung kann ohne eine Legitimierung nicht abgeschlossen werden. Der Antragstellerin oder dem Antragsteller steht jedoch weiterhin frei, den Antrag postalisch oder persönlich bei der zuständigen Behörde einzureichen.

 

Wie lange werden die personenbezogenen Daten gespeichert?

Die personenbezogenen Daten werden im Antrag auf der Sozialplattform gespeichert und nach Absenden des Antrags an die zuständige Behörde (datenschutzrechtlich verantwortliche Behörde gemäß Ziffer 1) auf der Sozialplattform mit den übrigen Antragsdaten gelöscht.

Die personenbezogenen Daten werden ferner durch die zuständige Behörde (datenschutzrechtlich verantwortliche Behörde gemäß Ziffer 1) im jeweiligen Verwaltungsverfahren zur Entscheidung über den Antrag nach den dort anwendbaren Regelungen gespeichert.

 

4.3.3 Speicherung von nicht abgesendeten Anträgen

 

Wessen personenbezogene Daten werden verarbeitet? (Kategorien von betroffenen Personen)

Dieselben betroffenen Personen wie im jeweiligen Antrag

 

Welche Kategorien von personenbezogenen Daten werden verarbeitet?

Dieselben Kategorien wie im jeweiligen Antrag

 

Warum werden die Daten verarbeitet? (Zwecke der Verarbeitung)

Ermöglichung der Unterbrechung und späteren Vervollständigung eines Antrags, z.B. um weitere Informationen oder Dokumente beizubringen, die für einen Antrag erheblich sind.

 

Was geschieht mit den personenbezogenen Daten?

Die Daten werden auf der Sozialplattform gespeichert. Darüber hinaus findet keine weitere Verarbeitung der Daten statt.

 

Was ist die Rechtsgrundlage?

1. Die Verarbeitung auf der Sozialplattform durch das MAGS NRW und IT.NRW erfolgt im Wege der Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO i.V.m. § 80 SGB X für die jeweils für den Antrag datenschutzrechtlich verantwortliche Behörde (gemäß Ziffer 1).
2. Die jeweils für den Antrag datenschutzrechtlich verantwortliche Behörde (gemäß Ziffer 1) erhebt die personenbezogenen Daten auf der Rechtsgrundlage für das jeweilige Verwaltungsverfahren, da für eine effiziente Durchführung des Antrags auch die Speicherung von Zwischenständen des Antrags erforderlich ist wie dies auch mit Papierformularen möglich wäre. Die Rechtsgrundlage für das Verwaltungsverfahren ist für das jeweilige Verfahren in Abschnitt 4.2 genannt.

 

Besteht eine Pflicht zur Angabe dieser personenbezogenen Daten, und welche Folgen können entstehen, wenn die Daten nicht angegeben werden?

Die Antragstellerin oder der Antragsteller ist nicht verpflichtet, die Daten auf der Sozialplattform zu speichern. Gespeicherte Anträge können jederzeit gelöscht werden. Dann müssen jedoch bei einer erneuten Antragstellung sämtliche Daten erneut eingegeben werden.

 

Wie lange werden die personenbezogenen Daten gespeichert?

Gespeicherte Anträge werden spätestens 30 Tage nach der letzten Änderung des Antrags gelöscht, sofern sie nicht vorher abgesendet werden.

Danach können die im System gelöschten Anträge noch für einen Zeitraum von 4-6 Wochen aus verschlüsselten Datensicherungen rekonstruiert werden.
 

4.3.4 Übermittlung abgesendeter Anträge

 

Wessen personenbezogene Daten werden verarbeitet? (Kategorien von betroffenen Personen)

Dieselben betroffenen Personen wie im jeweiligen Antrag

 

Welche Kategorien von personenbezogenen Daten werden verarbeitet?

Dieselben Kategorien wie im jeweiligen Antrag

 

Warum werden die Daten verarbeitet? (Zwecke der Verarbeitung)

Durchführung des Verwaltungsverfahrens zur Entscheidung über den jeweiligen Antrag.

 

Was geschieht mit den personenbezogenen Daten?

Nachdem ein Antrag durch Klick auf den „absenden“ Button versendet wurde, werden die Daten zunächst an die „Zentrale Datenaustausch Infrastruktur“ (ZDI), die von IT.NRW betrieben wird, geleitet.

Der Betreiber der ZDI (IT.NRW) bereitet den Antrag technisch auf und gibt ihn an die für das Verwaltungsverfahren zur Entscheidung über den Antrag zuständige Behörde (datenschutzrechtlich verantwortliche Behörde gemäß Ziffer 1) weiter.

 

Was ist die Rechtsgrundlage?

1. Die Weitergabe an die „Zentrale Datenaustausch Infrastruktur“ (ZDI) und Verarbeitung durch deren Betreiber erfolgen im Wege der Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO i.V.m. § 80 SGB X für die für den Antrag jeweils datenschutzrechtlich verantwortliche Behörde (gemäß Ziffer 1).
2. Die für den Antrag jeweils datenschutzrechtlich verantwortliche Behörde (gemäß Ziffer 1) erhebt die personenbezogenen Daten auf der Rechtsgrundlage für das jeweilige Verwaltungsverfahren. Die Rechtsgrundlage für das Verwaltungsverfahren ist für das jeweilige Verfahren in Abschnitt 4.2 genannt.

 

Wie lange werden die personenbezogenen Daten gespeichert?

Die Daten werden bei der ZDI unmittelbar nach erfolgter Verarbeitung und Übermittlung an die verantwortliche Behörde gelöscht. Diese Verarbeitung und Übermittlung dauert in der Regel einige Sekunden bis wenige Minuten.

 

4.3.5 Session-Cookie des Formularmanagementsystems
 

Wessen personenbezogene Daten werden verarbeitet? (Kategorien von betroffenen Personen)

Nutzerin oder Nutzer des Webbrowsers, über den das Online-Antragsformular ausgefüllt wird

 

Welche Kategorien von personenbezogenen Daten werden verarbeitet?

Eindeutiges Identifizierungskennzeichen zur Wiedererkennung der Benutzerin oder des Benutzers im Formularmanagementsystem

 

Warum werden die Daten verarbeitet? (Zwecke der Verarbeitung)

Eindeutige Zuordnung des Antragsformulars zu einer bestimmten Browsersitzung und Zuordnung der Kommunikation zwischen dem Formularmanagementsystem und dem Browser.

 

Was geschieht mit den personenbezogenen Daten?

Das eindeutige Identifizierungskennzeichen wird in einer Cookie-Datei auf dem Computer der Nutzerin oder des Nutzers gespeichert.

 

Was ist die Rechtsgrundlage?

1. Die Verarbeitung auf der Sozialplattform durch das MAGS NRW und IT.NRW erfolgt im Wege der Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO i.V.m. § 80 SGB X für die jeweils für den Antrag datenschutzrechtlich verantwortliche Behörde (gemäß Ziffer 1).
2. Die jeweils für den Antrag datenschutzrechtlich verantwortliche Behörde (gemäß Ziffer 1) verarbeitet die personenbezogenen Daten auf der Rechtsgrundlage für das jeweils in Ziffer 4.2 genannte Verwaltungsverfahren, da diese Verarbeitung technisch notwendig ist für die Online-Antragstellung.
3. Soweit Daten aus dem Endgerät der Nutzerin oder des Nutzers abgerufen oder auf dem Endgerät gespeichert werden, geschieht dies durch die jeweils für den Antrag datenschutzrechtlich verantwortliche Behörde (gemäß Ziffer 1) auf der Rechtsgrundlage des § 25 Abs. 2 TTDSG, da der Abruf und die Speicherung erforderlich sind für die Funktion der Online-Antragstellung.

 

Wie lange werden die personenbezogenen Daten gespeichert?

Der Session-Cookie, der das eindeutige Identifizierungskennzeichen enthält, wird beim Beenden des Webbrowsers gelöscht.

3. Datenschutzerklärung für elektronische Anträge im Verfahren Wohnberechtigungsschein (WBS) in Nordrhein-Westfalen auf der Sozialplattform

In dieser Datenschutzerklärung für die Sozialplattform, die auf https://sozialplattform.de erreichbar ist, erläutern wir Ihnen nachfolgend, wie Informationen, die Ihnen oder anderen als Person individuell zugeordnet werden können (die „personenbezogenen Daten“), auf der Sozialplattform verarbeitet und genutzt werden.

Wir erklären für jeden Schritt der Datenverarbeitung,

• welche Behörde jeweils datenschutzrechtlich verantwortlich ist (s. Ziffer 1),
• an wen Sie sich bei Fragen zum Datenschutz wenden können (s. Ziffer 2), und
• welche Rechte Ihnen und anderen Personen, deren personenbezogene Daten verarbeitet werden, zustehen (s. Ziffer 3).

Dann erläutern wir in Ziffer 4 die einzelnen Schritte der Datenverarbeitung, insbesondere warum diese Schritte jeweils erfolgen, auf welcher rechtlichen Grundlage, wie die Schritte jeweils funktionieren und wie die personenbezogenen Daten jeweils konkret verarbeitet werden.

3.1. Verantwortliche Behörde

Für die Verarbeitung von personenbezogenen Daten im Rahmen der elektronischen Antragstellung ist datenschutzrechtlich jeweils diejenige Behörde verantwortlich, die auch für die weitere Bearbeitung des Antrags im anschließenden Verwaltungsverfahren zuständig ist bzw. an die der Antrag elektronisch abgesendet wird.

Die für den konkreten Antrag datenschutzrechtlich verantwortliche Behörde wird nach Auswahl des Orts auf der Leistungsdetailseite angezeigt.

Für Anfragen zum Datenschutz sollte der Datenschutzbeauftragte der jeweiligen Behörde direkt kontaktiert werden. Die Kontaktdaten sind in Ziffer 2 genannt.

3.2. Datenschutzbeauftragte oder Datenschutzbeauftragter

Die Kontaktdaten der Datenschutzbeauftragten oder des Datenschutzbeauftragten der datenschutzrechtlich verantwortlichen Behörde werden nach Auswahl des Orts auf der Leistungsdetailseite angezeigt.

3.3. Rechte als Betroffene oder Betroffener

Jede Person, deren personenbezogene Daten von einer Behörde verarbeitet werden, kann als Betroffene oder Betroffener gegenüber der jeweils verantwortlichen Behörde (s. Ziffer 1) die nachfolgend benannten Rechte geltend machen.

3.3.1. Recht auf Auskunft

Betroffene können von der Behörde gemäß Art. 15 DSGVO Auskunft darüber verlangen, ob sie betreffende personenbezogene Daten verarbeitet werden. Ist dies der Fall, können Betroffene die in Art. 15 DSGVO genannten Informationen über die Datenverarbeitung verlangen.

3.3.2. Recht auf Berichtigung

Betroffene können von der Behörde gemäß Art. 16 DSGVO verlangen, dass diese sie betreffende unrichtige personenbezogene Daten berichtigt oder ggf. unvollständige personenbezogene Daten ergänzt.

3.3.3. Recht auf Löschung

Betroffene können von der Behörde gemäß Art. 17 DSGVO verlangen, dass diese sie betreffende personenbezogene Daten löscht, sofern die in Art. 17 DSGVO genannten Voraussetzungen vorliegen.

3.3.4. Recht auf Einschränkung der Verarbeitung

Betroffene können von der Behörde gemäß Art. 18 DSGVO verlangen, dass die Verarbeitung von sie betreffenden personenbezogenen Daten eingeschränkt wird, sofern die in Art. 18 DSGVO genannten Voraussetzungen vorliegen.

3.3.5. Recht zum Widerspruch gegen die Verarbeitung

Betroffene können aus Gründen, die sich aus ihrer besonderen Situation ergeben, bei der Behörde gemäß Art. 21 DSGVO Widerspruch gegen die Verarbeitung sie betreffender personenbezogener Daten, die auf der Rechtsgrundlage des Art. 6 Abs. 1 Buchstabe e DSGVO erfolgt, einlegen.

Die Behörde verarbeitet dann die personenbezogenen Daten nicht mehr, es sei denn sie kann darlegen und ggf. nachweisen, dass die Voraussetzungen für eine Fortführung der Verarbeitung dieser Daten vorliegen.

3.3.6. Recht zum Widerruf einer erteilten Einwilligung

Betroffene können jederzeit eine Einwilligung, die sie gegenüber der Behörde für die Verarbeitung sie betreffender personenbezogener Daten erteilt haben, gemäß Art. 7 Abs. 3 DSGVO widerrufen. Der Widerruf einer Einwilligung wirkt nur für die Zukunft; die bereits erfolgte Verarbeitung der personenbezogenen Daten aufgrund der Einwilligung wird von dem Widerruf nicht berührt.

Sofern die Einwilligung nur für einen einzelnen Verarbeitungsschritt erteilt wird, dieser Verarbeitungsschritt nach Erteilung der Einwilligung unmittelbar ausgeführt und vollendet wird, und nachfolgende Verarbeitungsschritte nicht auf der Grundlage einer Einwilligung erfolgen, kann ggf. ein etwaiger Widerruf keine Wirkung mehr entfalten.

3.3.7. Recht zur Beschwerde bei der Datenschutzaufsichtsbehörde

Betroffene können jederzeit eine Beschwerde über die Verarbeitung sie betreffender personenbezogener Daten durch die Behörde einreichen. Eine solche Beschwerde ist bei zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde einzureichen.

3.4. Wie Ihre personenbezogenen Daten verarbeitet werden

In dieser Ziffer 4 erläutern wir die einzelnen Verarbeitungsschritte, bei denen personenbezogene Daten verarbeitet werden. Dabei stellen wir die allgemeinen und übergreifenden Verarbeitungsschritte dar (Ziffern 4.1 und 4.3 4.3) und gehen in Ziffer 4.2 auf die Anträge ein, die über die Sozialplattform elektronisch gestellt werden können (aktuell: Hilfe zum Lebensunterhalt).

3.4.1. Technischer Betrieb der Sozialplattform

Der technische Betrieb der Sozialplattform, und daher sämtliche Verarbeitungen personenbezogener Daten gemäß dieser Datenschutzerklärung, erfolgt vollständig durch den Landesbetrieb Information und Technik Nordrhein-Westfalen (IT.NRW), Mauerstraße 51, 40476 Düsseldorf. IT.NRW wird jeweils als weiterer Auftragsverarbeiter für die datenschutzrechtlich verantwortliche Behörde (s.o. Ziffer 1) gemäß Art. 28 DSGVO tätig.

3.4.2. Elektronische Anträge auf Leistungen

Nachfolgend stellen wir die einzelnen Anträge dar, die über die Sozialplattform elektronisch gestellt werden.
 

4.2.1 Wohnberechtigungsschein (WBS) in Nordrhein-Westfalen
 

Wessen personenbezogene Daten werden verarbeitet?

(Kategorien von betroffenen Personen)

• Antragstellerinnen oder Antragsteller, auch z.B. Vertreterinnen oder Vertreter, oder Betreuerinnen oder Betreuer
• Leistungsempfängerinnen oder Leistungsempfänger
• Haushaltsangehörige der Leistungsempfängerinnen oder Leistungsempfänger
   

Welche Kategorien von personenbezogenen Daten werden verarbeitet?

Antragstellerin oder Antragsteller: Eigenschaft als Leistungsempfängerin oder Leistungsempfänger, Vertreterin oder Vertreter, oder Betreuerin oder Betreuer; Vornamen; Familienname; Geburtsname; Geburtsdatum; Geburtsort; Geburtsland.

Kontaktdaten: Straße; Hausnummer; Adresszusatz; PLZ; Ort; Telefonnummer; E-Mail-Adresse; Staatsangehörigkeit; dauerhafter Aufenthalt in Deutschland.

Weitere Angaben zur Person: Schwerbehinderung; Pflegegrad; Familienstand; Erwerbsstatus.

Situation: Zugehörigkeit zu besonders geschütztem Personenkreis; Gründe für den Wohnungswechsel; Angaben zur derzeitigen Wohnsituation.

Einnahmen und Ausgaben: Bezug Grundrente oder Arbeitslosengeld II; Steuerpflichtige Einnahmen, getrennt nach Quellen der Einnahmen; Ausgaben, getrennt nach Ausgabenarten; Unterlagen als Nachweise zu Art und Höhe von Einnahmen und Ausgaben.

Metadaten: Bestätigung der Vollständigkeit und Richtigkeit der Angaben; Einwilligung in die Einholung von Auskünften zur Einkommenssituation bei Arbeitgeber und Finanzbehörden; Versandbestätigung, Erfolgsmeldung, Zeitstempel, ID des Antrags, Benutzer-Ident.
 

Warum werden die Daten verarbeitet?

(Zwecke der Verarbeitung)

Durchführung des Verwaltungsverfahrens zur Entscheidung über den Anspruch auf Erteilung eines Wohnberechtigungsscheins gemäß § 18 Wohnraumförderungsgesetz NRW durch die zuständige Stelle gemäß § 3 Abs. 3 Wohnraumförderungsgesetz NRW (datenschutzrechtlich verantwortliche Behörde gemäß Ziffer 1).

Insbesondere die gemäß § 14 Abs. 5 Wohnraumförderungsgesetz NRW bereits bei Antragsstellung ggf. abzugebende Einwilligungserklärung in notwendige Auskunftsersuchen beim Arbeitgeber oder der Finanzbehörde wird durch die zuständige Stelle gemäß § 3 Abs. 3 Wohnraumförderungsgesetz NRW (datenschutzrechtlich verantwortliche Behörde gemäß Ziffer 1) erhoben, um im Laufe des Verwaltungsverfahrens bei Vorliegen der gesetzlichen Voraussetzungen Auskunftsersuchen durchzuführen.
 

Was geschieht mit den personenbezogenen Daten?

Die personenbezogenen Daten werden auf der Sozialplattform elektronisch erfasst und können im Verwaltungsverfahren zur Entscheidung über den Antrag verwendet werden. Die Daten werden elektronisch an die zuständige Stelle gemäß § 3 Abs. 3 Wohnraumförderungsgesetz NRW (datenschutzrechtlich verantwortliche Behörde gemäß Ziffer 1) übermittelt.
 

Was ist die Rechtsgrundlage?

1. Die Verarbeitung auf der Sozialplattform durch das Ministerium für Arbeit, Gesundheit und Soziales des Landes Nordrhein-Westfalen (MAGS NRW) und IT.NRW erfolgt im Wege der Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO für die zuständige Stelle gemäß § 3 Abs. 3 Wohnraumförderungsgesetz NRW (datenschutzrechtlich verantwortliche Behörde gemäß Ziffer 1).
2. Die zuständige Stelle gemäß § 3 Abs. 3 Wohnraumförderungsgesetz NRW (datenschutzrechtlich verantwortliche Behörde gemäß Ziffer 1) erhebt die personenbezogenen Daten auf der Rechtsgrundlage für das Verwaltungsverfahren zur Erteilung eines Wohnberechtigungsscheins, also Art. 6 Abs. 1 lit. e, Art. 9 Abs. 2 lit. b DSGVO i.V.m. §§ 4, 13-15, 18, 25 Wohnraumförderungsgesetz NRW.
    

Besteht eine Pflicht zur Angabe dieser personenbezogenen Daten, und welche Folgen können entstehen, wenn die Daten nicht angegeben werden?

Wer einen Wohnberechtigungsschein erhalten möchte, ist verpflichtet, alle insbesondere gemäß §§ 13-15 Wohnraumförderungsgesetz NRW für die Entscheidung erheblichen Angaben zur Einkommenssituation zu machen und ggf. angeforderte Nachweise beizubringen.

Die Angaben und Nachweise müssen nicht elektronisch über die Sozialplattform erbracht werden, sondern können auch auf anderen Kommunikationswegen oder persönlich erbracht werden.

Die zuständige Stelle gemäß § 3 Abs. 3 Wohnraumförderungsgesetz NRW (datenschutzrechtlich verantwortliche Behörde gemäß Ziffer 1) kann die Erteilung eines Wohnberechtigungsscheins versagen, solange nicht die für die Entscheidung erforderlichen Angaben vorliegen.
 

Wie lange werden die personenbezogenen Daten gespeichert?

1. Nach dem Absenden des Antrags werden die personenbezogenen Daten, die für den Antrag erhoben wurden, auf der Sozialplattform unverzüglich gelöscht, in der Regel bereits nach wenigen Minuten.
2. Bei der zuständigen Stelle gemäß § 3 Abs. 3 Wohnraumförderungsgesetz NRW richtet sich die Dauer der Speicherung der personenbezogenen Daten nach dem in Art. 5 Abs. 1 lit. e DSGVO geregelten Grundsatz der Speicherbegrenzung, der den Grundsatz der Datensparsamkeit in zeitlicher Hinsicht konkretisiert. Die konkrete Dauer der Speicherung legen die zuständigen Träger der Sozialhilfe in eigener Verantwortung fest.

3.4.3. Übergreifende Datenverarbeitung für verschiedene elektronische Anträge

Die in dieser Ziffer 4.3 beschriebenen Verarbeitungsschritte sind für sämtliche Anträge, die elektronisch auf der Sozialplattform gestellt werden können, einheitlich umgesetzt und finden auf das oben in Ziffer 4.2 genannte Antragsverfahren Anwendung.

 

4.3.1 Authentifizierung mittels neuen Personalausweis oder elektronischem Aufenthaltstitel

 

Wessen personenbezogene Daten werden verarbeitet?

(Kategorien von betroffenen Personen)

• Antragstellerin oder Antragsteller
   

Welche Kategorien von personenbezogenen Daten werden verarbeitet?

• Familienname
• Vorname
• Geburtsdatum
• Meldeanschrift
   

Warum werden die Daten verarbeitet?

(Zwecke der Verarbeitung)

Medienbruchfreie Authentifizierung der Antragstellerin oder des Antragstellers, um einen Antrag einer Nutzerin oder einem Nutzer der Sozialplattform zuordnen zu können.
 

Was geschieht mit den personenbezogenen Daten?

Bei der Authentifizierung mittels neuen Personalausweises (nPA) oder elektronischem Aufenthaltstitel werden die oben genannten personenbezogenen Daten aus dem sicheren Speicherchip des nPA mit dem Lesegerät (z.B. Chipkartenleser oder Smartphone) ausgelesen und über die lokal installierte AusweisApp2 direkt an den lokalen Webbrowser und von dort an die Sozialplattform übermittelt. Bei dieser Übermittlung tritt kein Dritter als Vermittler der Daten dazwischen.

Hier werden die personenbezogenen Daten auf der Sozialplattform in den Antrag übernommen, können jedoch von der Nutzerin oder vom Nutzer geändert werden.
 

Was ist die Rechtsgrundlage?

1. Die Abfrage der oben genannten Daten findet nur mit Zustimmung der Antragstellerin oder des Antragstellers statt.
2. Die Verarbeitung auf der Sozialplattform durch das MAGS NRW und IT.NRW erfolgt im Wege der Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO für die jeweils für den Antrag datenschutzrechtlich verantwortliche Behörde (gemäß Ziffer 1).
3. Die jeweils für den Antrag datenschutzrechtlich verantwortliche Behörde (gemäß Ziffer 1) erhebt die personenbezogenen Daten auf der Rechtsgrundlage für das jeweilige Verwaltungsverfahren. Die Rechtsgrundlage für das Verwaltungsverfahren ist für das jeweilige Verfahren in Abschnitt 4.2 genannt.
    

Besteht eine Pflicht zur Angabe dieser personenbezogenen Daten, und welche Folgen können entstehen, wenn die Daten nicht angegeben werden?

Die Antragstellerin oder der Antragsteller ist nicht verpflichtet sich gegenüber der für das Verwaltungsverfahren zur Entscheidung über den Antrag zuständigen Behörde (datenschutzrechtlich verantwortliche Behörde gemäß Ziffer 1) mittels nPA oder elektronischem Aufenthaltstitel zu legitimieren.

Allerdings setzen alle Anträge, die über die Sozialplattform elektronisch gestellt werden können, eine Legitimierung technisch voraus, entweder über den nPA, elektronischen Aufenthaltstitel oder ein Nutzerkonto.

Die elektronische Antragstellung kann ohne eine Legitimierung nicht abgeschlossen werden. Der Antragstellerin oder dem Antragsteller steht jedoch weiterhin frei, den Antrag postalisch oder persönlich bei der zuständigen Behörde einzureichen.
 

Wie lange werden die personenbezogenen Daten gespeichert?

Die personenbezogenen Daten werden im Antrag auf der Sozialplattform gespeichert und nach Absenden des Antrags an die zuständige Behörde (datenschutzrechtlich verantwortliche Behörde gemäß Ziffer 1) auf der Sozialplattform mit den übrigen Antragsdaten gelöscht.

Die personenbezogenen Daten werden ferner durch die zuständige Behörde (datenschutzrechtlich verantwortliche Behörde gemäß Ziffer 1) im jeweiligen Verwaltungsverfahren zur Entscheidung über den Antrag nach den dort anwendbaren Regelungen gespeichert.

 

4.3.2 Authentifizierung mittels Nutzerkonto

 

Wessen personenbezogene Daten werden verarbeitet?

(Kategorien von betroffenen Personen)

• Antragstellerin oder Antragsteller
   

Welche Kategorien von personenbezogenen Daten werden verarbeitet?

• Familienname
• Vorname
• Geburtsdatum
• Meldeanschrift
• Anrede
• E-Mail-Adresse
• Mobilfunknummer
• Postfach des Nutzerkontos
   

Warum werden die Daten verarbeitet?

(Zwecke der Verarbeitung)

Medienbruchfreie Authentifizierung der Antragstellerin oder des Antragstellers, um einen Antrag einer Nutzerin oder einem Nutzer der Sozialplattform zuordnen zu können.
 

Was geschieht mit den personenbezogenen Daten?

Bei der Authentifizierung mittels Nutzerkonto, z.B. dem Servicekonto.NRW, einem Servicekonto des Bundes oder eines anderen Bundeslandes werden die o.g. personenbezogenen Daten, falls diese jeweils im Nutzerkonto hinterlegt sind, in den jeweiligen Antrag übernommen.

Die Daten werden bei der für die Führung des jeweiligen Nutzerkontos zuständigen Behörde abgerufen (Übermittlung).

Hier können sämtliche übernommenen Daten durch die Antragstellerin oder den Antragsteller geändert und überschrieben werden.
 

Was ist die Rechtsgrundlage?

1. Die Abfrage der oben genannten Daten findet nur mit Einwilligung der Antragstellerin oder des Antragstellers gemäß § 8 Abs. 6 OZG statt.
2. Die Verarbeitung auf der Sozialplattform durch das MAGS NRW und IT.NRW erfolgt im Wege der Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO für die jeweils für den Antrag datenschutzrechtlich verantwortliche Behörde (gemäß Ziffer 1).
3. Die jeweils für den Antrag datenschutzrechtlich verantwortliche Behörde (gemäß Ziffer 1) erhebt die personenbezogenen Daten auf der Rechtsgrundlage für das jeweilige Verwaltungsverfahren. Die Rechtsgrundlage für das Verwaltungsverfahren ist für das jeweilige Verfahren in Abschnitt 4.2 genannt.
    

Besteht eine Pflicht zur Angabe dieser personenbezogenen Daten, und welche Folgen können entstehen, wenn die Daten nicht angegeben werden?

Die Antragstellerin oder der Antragsteller ist nicht verpflichtet, sich gegenüber der für das Verwaltungsverfahren zur Entscheidung über den Antrag zuständigen Behörde (datenschutzrechtlich verantwortliche Behörde gemäß Ziffer 1) mittels Nutzerkonto zu legitimieren oder in die Datenübernahme einzuwilligen.

Allerdings setzen alle Anträge, die über die Sozialplattform elektronisch gestellt werden können, eine Legitimierung technisch voraus, entweder über den nPA, elektronischen Aufenthaltstitel oder ein Nutzerkonto.

Die elektronische Antragstellung kann ohne eine Legitimierung nicht abgeschlossen werden. Der Antragstellerin oder dem Antragsteller steht jedoch weiterhin frei, den Antrag postalisch oder persönlich bei der zuständigen Behörde einzureichen.
 

Wie lange werden die personenbezogenen Daten gespeichert?

Die personenbezogenen Daten werden im Antrag auf der Sozialplattform gespeichert und nach Absenden des Antrags an die zuständige Behörde (datenschutzrechtlich verantwortliche Behörde gemäß Ziffer 1) auf der Sozialplattform mit den übrigen Antragsdaten gelöscht.

Die personenbezogenen Daten werden ferner durch die zuständige Behörde (datenschutzrechtlich verantwortliche Behörde gemäß Ziffer 1) im jeweiligen Verwaltungsverfahren zur Entscheidung über den Antrag nach den dort anwendbaren Regelungen gespeichert.

 

4.3.3 Speicherung von nicht abgesendeten Anträgen

 

Wessen personenbezogene Daten werden verarbeitet?

(Kategorien von betroffenen Personen)

Dieselben betroffenen Personen wie im jeweiligen Antrag
 

Welche Kategorien von personenbezogenen Daten werden verarbeitet?

Dieselben Kategorien wie im jeweiligen Antrag
 

Warum werden die Daten verarbeitet?

(Zwecke der Verarbeitung)

Ermöglichung der Unterbrechung und späteren Vervollständigung eines Antrags, z.B. um weitere Informationen oder Dokumente beizubringen, die für einen Antrag erheblich sind.
 

Was geschieht mit den personenbezogenen Daten?

Die Daten werden auf der Sozialplattform gespeichert. Darüber hinaus findet keine weitere Verarbeitung der Daten statt.
 

Was ist die Rechtsgrundlage?

1. Die Verarbeitung auf der Sozialplattform durch das MAGS NRW und IT.NRW erfolgt im Wege der Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO für die jeweils für den Antrag datenschutzrechtlich verantwortliche Behörde (gemäß Ziffer 1).
2. Die jeweils für den Antrag datenschutzrechtlich verantwortliche Behörde (gemäß Ziffer 1) erhebt die personenbezogenen Daten auf der Rechtsgrundlage für das jeweilige Verwaltungsverfahren, da für eine effiziente Durchführung des Antrags auch die Speicherung von Zwischenständen des Antrags erforderlich ist wie dies auch mit Papierformularen möglich wäre. Die Rechtsgrundlage für das Verwaltungsverfahren ist für das jeweilige Verfahren in Abschnitt 4.2 genannt.
    

Besteht eine Pflicht zur Angabe dieser personenbezogenen Daten, und welche Folgen können entstehen, wenn die Daten nicht angegeben werden?

Die Antragstellerin oder der Antragsteller ist nicht verpflichtet, die Daten auf der Sozialplattform zu speichern. Gespeicherte Anträge können jederzeit gelöscht werden. Dann müssen jedoch bei einer erneuten Antragstellung sämtliche Daten erneut eingegeben werden.
 

Wie lange werden die personenbezogenen Daten gespeichert?

Gespeicherte Anträge werden spätestens 30 Tage nach der letzten Änderung des Antrags gelöscht, sofern sie nicht vorher abgesendet werden. Danach können die im System gelöschten Anträge noch für einen Zeitraum von 4-6 Wochen aus verschlüsselten Datensicherungen rekonstruiert werden.
 

4.3.4 Übermittlung abgesendeter Anträge

Wessen personenbezogene Daten werden verarbeitet?

(Kategorien von betroffenen Personen)

Dieselben betroffenen Personen wie im jeweiligen Antrag
 

Welche Kategorien von personenbezogenen Daten werden verarbeitet?

Dieselben Kategorien wie im jeweiligen Antrag
 

Warum werden die Daten verarbeitet?

(Zwecke der Verarbeitung)

Durchführung des Verwaltungsverfahrens zur Entscheidung über den jeweiligen Antrag.
 

Was geschieht mit den personenbezogenen Daten?

Nachdem ein Antrag durch Klick auf den „absenden“ Button versendet wurde, werden die Daten zunächst an die „Zentrale Datenaustausch Infrastruktur“ (ZDI), die von IT.NRW betrieben wird, geleitet.

Der Betreiber der ZDI (IT.NRW) bereitet den Antrag technisch auf und gibt ihn an die für das Verwaltungsverfahren zur Entscheidung über den Antrag zuständige Behörde (datenschutzrechtlich verantwortliche Behörde gemäß Ziffer 1) weiter.
 

Was ist die Rechtsgrundlage?

1. Die Weitergabe an die „Zentrale Datenaustausch Infrastruktur“ (ZDI) und Verarbeitung durch deren Betreiber erfolgen im Wege der Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO für die für den Antrag jeweils datenschutzrechtlich verantwortliche Behörde (gemäß Ziffer 1).
2. Die für den Antrag jeweils datenschutzrechtlich verantwortliche Behörde (gemäß Ziffer 1) erhebt die personenbezogenen Daten auf der Rechtsgrundlage für das jeweilige Verwaltungsverfahren. Die Rechtsgrundlage für das Verwaltungsverfahren ist für das jeweilige Verfahren in Abschnitt 4.2 genannt.
    

Wie lange werden die personenbezogenen Daten gespeichert?

Die Daten werden bei der ZDI unmittelbar nach erfolgter Verarbeitung und Übermittlung an die verantwortliche Behörde gelöscht. Diese Verarbeitung und Übermittlung dauert in der Regel einige Sekunden bis wenige Minuten.

4.3.5 Session-Cookie des Formularmanagementsystems
 

Wessen personenbezogene Daten werden verarbeitet?

(Kategorien von betroffenen Personen)

Nutzerin oder Nutzer des Webbrowsers, über den das Online-Antragsformular ausgefüllt wird.
 

Welche Kategorien von personenbezogenen Daten werden verarbeitet?

Eindeutiges Identifizierungskennzeichen zur Wiedererkennung der Benutzerin oder des Benutzers im Formularmanagementsystem
 

Warum werden die Daten verarbeitet?

(Zwecke der Verarbeitung)

Eindeutige Zuordnung des Antragsformulars zu einer bestimmten Browsersitzung und Zuordnung der Kommunikation zwischen dem Formularmanagementsystem und dem Browser.
 

Was geschieht mit den personenbezogenen Daten?

Das eindeutige Identifizierungskennzeichen wird in einer Cookie-Datei auf dem Computer der Nutzerin oder des Nutzers gespeichert.
 

Was ist die Rechtsgrundlage?

1. Die Verarbeitung auf der Sozialplattform durch das MAGS NRW und IT.NRW erfolgt im Wege der Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO für die jeweils für den Antrag datenschutzrechtlich verantwortliche Behörde (gemäß Ziffer 1).
2. Die jeweils für den Antrag datenschutzrechtlich verantwortliche Behörde (gemäß Ziffer 1) verarbeitet die personenbezogenen Daten auf der Rechtsgrundlage für das jeweils in Ziffer 4.2 genannte Verwaltungsverfahren, da diese Verarbeitung technisch notwendig ist für die Online-Antragstellung.
3. Soweit Daten aus dem Endgerät der Nutzerin oder des Nutzers abgerufen oder auf dem Endgerät gespeichert werden, geschieht dies durch die jeweils für den Antrag datenschutzrechtlich verantwortliche Behörde (gemäß Ziffer 1) auf der Rechtsgrundlage des § 25 Abs. 2 TTDSG, da der Abruf und die Speicherung erforderlich sind für die Funktion der Online-Antragstellung.
    

Wie lange werden die personenbezogenen Daten gespeichert?

Der Session-Cookie, der das eindeutige Identifizierungskennzeichen enthält, wird beim Beenden des Webbrowsers gelöscht.

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